Tarjouspyyntö ratkaisee HUSin uuden potilastietojärjestelmän helppokäyttöisyyden

Käytettävyys tulee määrittää oikealla tavalla tarjouspyyntöön, jos halutaan valita aidosti helppokäyttöinen potilastietojärjestelmä ja oikeasti päästä tavoitteeseen "hoitohenkilökunta voi käyttää enemmän aikaansa hoitotyöhön". 

Yle uutisoi viime viikolla HUSin uuden potilastietojärjestelmän kilpailuttamisesta. Jutussa todetaan nykyisistä järjestelmistä, että "suurimmat ongelmat liittyvät järjestelmien käytettävyyteen. Ne ovat moniportaisia ja hankalia. Työntekijä joutuu käyttämään aivan suhteettoman paljon aikaa tietokoneensa kanssa".

Uutisen mukaan ulkomaiset ohjelmistoyritykset ovat tulossa mukaan, kun HUS kilpailuttaa uutta potilastietojärjestelmää.

Ovatko ulkomaiset potilastietojärjestelmät sitten käytettävyydeltään parempia? Mahdollisesti - siitä minulla ei ole tietoa. Mutta vaikka olisivatkin, ei ole itsestään selvää, että "paremman käytettävyyden" järjestelmä tulee valituksi. 

Ratkaisevaa on se, miten käytettävyys sisällytetään potilastietojärjestelmän tarjouspyyntöön: miten käytettävyys on huomioitu tarjouspyynnön vähimmäisvaatimuksissa ja vertailukriteereissä. 

Julkisessa kilpailutuksessa järjestelmän tarjouspyyntö on ratkaisevassa asemassa. Tarjouspyyntö kun on käytännössä järjestelmän tilausdokumentti: se määrittää, millainen järjestelmä halutaan. Hankkijan tulee valita järjestelmä tarjouspyynnössä määritettyjen vähimmäisvaatimusten ja vertailukriteereiden perusteella.

Historia osoittaa, että käytettävyyttä ei osata määrittää julkisten tietojärjestelmien tarjouspyynnöissä aidoksi vaatimukseksi tai valintakriteeriksi. Sinällään se ei ole ihme, koska käytettävyyden aito vaatiminen on menetelmällisesti haastavaa.  (Näistä olen monessa aiemmassa yhteydessä kirjoittanut, ks. tämän blogin aiemmat kirjoitukset ja julkaisut.)

Miten käytettävyysnäkökulmat sitten olisi sisällytettävä potilastietojärjestelmän tarjouspyyntöön? Jos siis halutaan sellainen järjestelmä, että "hoitohenkilökunta voi käyttää enemmän aikaansa hoitotyöhön", niin kuin jutussa todetaan. Kaksi keskeistä asiaa: 

• Käytettävyys tulisi sisällyttää mahdollisimman pitkälle vähimmäisvaatimuksiin. Miksi näin? Logiikka on yksinkertainen: jos käytettävyys on pelkästään vertailukriteereissä, niin periaatteessa aina voi tulla valituksi järjestelmä, joka saa käytettävyydestä nolla (0) pistettä. Siis voi tulla valituksi järjestelmä, jonka käytettävyys on "nolla". 
• Koska käytettävyys tarkoittaa käyttäjien suoriutumista työstään, niin viime kädessä ainoa validi tapa määrittää käytettävyysvaatimukset tulee perustua käyttäjien suoriutumiseen työssään. 

Miten määrittää tällaiset käyttäjien työssään suoriutumiseen perustuvat vähimmäisvaatimukset tarjouspyyntöön? Lyhyesti sanottuna: tulee määrittää validit mittarit, mittausinstrumentit ja tavoitetasot. Ja jotta vaatimukset olisivat sisällöllisesti oikeita, vaatimusten määrittämisen perustaksi tarvitaan käyttäjien työn syvällinen jäsentäminen.

Käyttäjien työn syvällinen jäsentäminen on erittäin keskeinen toimenpide, joka kuitenkin käytännössä tehdään hankinnoissa kovin pintapuolisesti. Tämä tulisi tehdä ajoissa, ja sitä varten pitäisi varata resursseja. Ja välttää esimerkiksi sitä suodenkuoppaa, että käyttäjät (tai heidän edustajansa) laitetaan itse tekemään työnsä jäsennys.

- Tämän jutun puitteissa näiden asioiden seikkaperäinen kuvaus ei ole mahdollista.  Tarkempaa tietoa saa - kysymällä minulta.